広報物持ち出し申請の運用マニュアル

本マニュアルは 広報物持ち出し申請フォーム から届いた申請を、在庫確認・受渡・返却管理までを定義したものです。

① 全体像

9 名スタッフからのフォーム申請を受けて、事務局が在庫を確認し、受渡・返却を管理する。在庫が継続的に減少した場合は補充発注を判断。

② 役割分担

役割	担当者	具体作業
申請受信・在庫確認	藤原副事務局長	申請受信 DB の新着確認・在庫照合 (1 営業日以内)
受渡日時調整	藤原副事務局長	申請者と受渡日時・場所を調整
物品受渡	事務局メンバー	事務局指定の場所で広報物をお渡し
返却受領・残数記録	藤原副事務局長	使用後の返却受領・残数を在庫表に反映
補充発注判断	小澤事務局長	在庫残数が閾値を下回ったら発注判断
外注先との調整	小澤事務局長	印刷会社・制作会社との納期・コスト調整

③ 申請から受渡までの 5 段階

段階 1: 申請受信 (即時)

• システム自動: 申請受信 DB に登録 + 申請者へ受付確認メール + 事務局へ通知

段階 2: 在庫確認 (1 営業日以内)

• 藤原副事務局長が /requests で内容確認
• 事務局保管庫または Google Drive 在庫管理表で在庫照合
• 在庫不足の場合: 補充発注か、申請者と数量調整

段階 3: 受渡調整 (1-2 営業日)

• 申請者と受渡日時・場所を調整
• 事務局保管庫 / 銀座 (JIDAI) / 当日会場直送 のいずれか

段階 4: 受渡・出庫記録

• 事務局メンバーが受渡実施
• 在庫管理表で「出庫」を記録 (申請 ID と紐づけ)
• 申請受信 DB のステータスを「対応中」に更新

段階 5: 返却・残数記録

• 返却予定日に申請者から返却を受領
• 残数を在庫管理表に反映 (使用数 = 出庫数 - 返却数)
• 申請受信 DB のステータスを「完了」に更新

④ 在庫管理の運用

Google Drive の 「IKIZAMA 広報物 在庫管理表」 で一元管理:

列	内容
物品名	例: チラシ (春シンポ)
規格	例: A4 両面カラー
現在庫数	整数
最終発注日	YYYY-MM-DD
発注数	整数
補充閾値	これを下回ったら発注
外注先	印刷会社名
単価	1 部あたり
保管場所	事務局保管庫 / JIDAI / その他

⑤ 受渡・返却の段取り

受渡場所の選択

• 事務局保管庫: 事務局時間内 (平日 10-18 時)
• JIDAI (銀座): 銀座での受渡 (要事前調整)
• 会場直送: 大量・遠方の場合 (送料は申請者負担)
• 事前郵送: 確実な配達日が必要な場合

受渡時の確認事項

返却時の確認事項

⑥ 広報物の種類と特性

種類	標準在庫	使用シーン	備考
チラシ (シンポ告知)	500 部	イベント告知	季節ごと更新
冊子・パンフレット	200 部	正式説明用	年次更新
QR コードシール	200 枚	名刺裏・配布物	消耗品扱い
バナー・ロールアップ	2 セット	イベント装飾	持ち運び要・破損注意
のぼり	3 本	屋外イベント	季節要因あり
名刺	各人 100 枚	個人で受渡	専用フォームへ誘導
ノベルティ	50-100 個	VIP・初期支援者	限定品
什器類	3 セット	イベント机装飾	大型・破損注意

⑦ 追加発注・補充判断

発注タイミング

• 在庫が 補充閾値以下 になった時
• 大型イベント (シンポ・周年式典等) の 2 ヶ月前
• 季節要因で更新が必要な時 (新年度パンフ等)

発注判断者

• ¥10,000 以下 → 藤原副事務局長判断
• ¥10,001 〜 ¥30,000 → 小澤事務局長判断
• ¥30,001 〜 → 鈴木代表理事承認

⑧ 紛失・破損時対応

1. 申請者から紛失・破損の連絡を受領
2. 状況確認 (発生経緯・規模・原因)
3. 在庫管理表に記録 (損失数・原因メモ)
4. 必要に応じて補充発注
5. 同一事故の再発防止策を検討 (受渡時のチェック強化等)

⑨ 送信される自動メール一覧

タイミング	宛先	件名 (例)
フォーム送信直後	申請者	【IKIZAMA】広報物持ち出し申請を受付しました
フォーム送信直後	事務局 (広報物持ち出し申請タグ持ち)	【IKIZAMA】新着申請：広報物持ち出し申請（〇〇）
受渡確定時	申請者	事務局担当者から個別メール (テンプレ無し・状況に応じて)

関連リンク

• 広報物持ち出し申請フォーム
• 申請受信 DB
• 参画確認 運用マニュアル
• 講演依頼 運用マニュアル
• 協賛申請 運用マニュアル
• ロゴ利用申請 運用マニュアル