代表面談申請の運用マニュアル

本マニュアルは 鈴木代表理事 面談申し入れフォーム から届いた依頼を、事務局が一次審査して取り次ぎ可否を判断し、可否を申請者に丁寧に伝え、必要な場合に代表理事との面談を実現する全プロセスを定義したものです。

① 全体像

申請者からの面談申し入れを、事務局が一次審査し、取り次ぎ可否を判断する。可の場合は日程調整・面談実施・事後記録までフォロー。不可の場合は丁寧な代替手段提案と関係性維持。

② 役割分担

③ 申請から取り次ぎまでの 5 段階

段階 1: 申請受信 (即時)

• システム自動: 申請受信 DB に登録 + 申請者へ受付確認メール + 事務局へ通知
• 事務局アクション不要

段階 2: 一次審査 (1-2 営業日)

• 藤原副事務局長が /requests で内容確認
• 「ご依頼の性質」「目的」「アウトカム」「実績」を精査
• 原則お断りパターンに該当しないか確認
• 不明点があれば申請者に追加質問メール

段階 3: 判断会議 (小澤+藤原・30 分)

• 藤原副事務局長 + 小澤事務局長で取り次ぎ可否を協議
• 判断基準: § 4 参照
• 判断結果を申請受信 DB に記録

段階 4-A: 取り次ぎ可の場合

• 小澤事務局長から鈴木代表理事に Slack/Gmail で打診
• 代表理事の OK 後、申請者に「取り次ぎ可」連絡 + 日程調整開始

段階 4-B: 取り次ぎ不可の場合

• 申請者に丁寧なお断りメール (§ 10 参照)
• 必要に応じて代替手段を提案 (シンポジウム参加・関係人口登録)

段階 5: 面談実施・事後

• 面談実施 (オフライン or オンライン)
• 議事録作成 (藤原副事務局長)
• next-action のフォロー

④ 取り次ぎ可否の判断基準

取り次ぐべきケース

• 江戸城天守再建・文化財・歴史テーマで具体的な連携提案がある
• 自治体・行政・公益性高い組織からの公式対応
• メディア取材で IKIZAMA の社会的認知を高める可能性が高い
• 大口協賛・寄付・パートナー候補で実績が明確
• 面談後の具体的なアウトカムが描かれている

保留・追加質問

• 申請者の所属・実績が不明瞭
• 面談の目的が抽象的 (「詳細は当日に」「ご挨拶」だけ)
• アウトカムの記述がない / 「面談すること自体が目的」風

⑤ 原則お断りするケース

• 情報収集・ご挨拶のみ: 「お会いしたい」だけの依頼
• 営業目的: 自社商品・サービスを売り込みたい
• 「詳細は当日に」: 内容が不明瞭で取り次ぎ判断ができない
• 力になれます型: 実績・内容不明で「一緒に取り組みたい」のみ
• 商業 PR 目的: 鈴木代表理事の名前を集客に使いたい
• 政治的バイアス: 特定政党・思想団体への巻き込み
• 過去にトラブルがあった団体・人物

⑥ 取り次ぎ可の場合の段取り

1. 小澤事務局長から鈴木代表理事に Slack/Gmail で打診
   • 申請者名・所属・依頼内容・希望日 を整理して送信
   • 事務局としての「取り次ぎ判断理由」を一言添える
2. 代表理事の OK 後、藤原副事務局長が申請者に連絡
   • 取り次ぎ可の旨
   • 第 1 / 第 2 希望日の調整結果
   • 面談形式 (対面/オンライン/ハイブリッド)
   • 事前資料の送付依頼 (前日まで)
3. Google Calendar (IKIZAMA事務局カレンダー) に登録
4. 申請受信 DB のステータスを「承認」に更新

⑦ 面談前準備

⑧ 面談実施・記録

面談中の役割

• 鈴木代表理事: 主導
  (IKIZAMA の理念・現状・先方への期待を伝える)
• 藤原副事務局長 (同行時): 議事録作成・写真撮影 (必要時)

面談後 (1 営業日以内)

• 藤原副事務局長が議事録作成
  • 合意事項
  • 申請者からの next-action
  • IKIZAMA からの next-action
  • 次回ステップ (フォロー面談など)
• 申請受信 DB のステータスを「完了」に更新
• 関係人口 DB に登録 (まだ未登録の場合)

⑨ 面談後フォロー

• 面談後 3-7 日以内に お礼メール (議事録概要 + next-action)
• 合意した next-action の期限管理
• 人物統合 DB で「正担当」を設定して継続フォロー
• 業界軸タグを更新 (面談で得た情報を反映)

⑩ お断りの丁寧な伝え方

テンプレ的な書き方

{申請者名} 様

この度は鈴木代表理事への面談お申し入れをいただき、誠にありがとうございました。
事務局にて慎重に検討させていただきましたが、現時点では代表理事のスケジュールおよび
IKIZAMA の現状活動方針との照らし合わせの結果、お申し入れの面談はお取り次ぎが
難しい状況です。

なお、IKIZAMA の活動への関心をお持ちいただいたこと、誠に感謝申し上げます。
次の機会には改めてご縁をいただければと存じます。

{代替手段の提案}
・年 1 回のシンポジウムへのご参加 (次回 2026 年 12 月予定)
・関係人口としての関係性維持

何卒ご理解いただけますと幸いです。

一般社団法人 IKIZAMA 事務局

絶対に避けるべき表現

• 「お断り」「却下」「不適切」
• 「忙しいので」「時間がないので」(代表理事が "暇" だと思わせない)
• 「弊社方針として」(IKIZAMA は "弊社" ではない・親近感を保つ)

⑪ 送信される自動メール一覧

関連リンク

• 代表面談申し入れフォーム
• 申請受信 DB
• 人物統合 DB
• 参画確認 運用マニュアル
• 講演依頼 運用マニュアル
• 協賛申請 運用マニュアル