講演依頼の運用マニュアル

本マニュアルは 講演依頼フォーム から届いた依頼を、事務局がどう受け止め、調整し、当日まで運営し、終了後どう記録するかを定義したものです。

⓪ 申請者から見たプロセス（最重要）

STEP	所要時間	申請者の体験	事務局のアクション
1	3-5 分	公開フォームで 6 セクション入力 → 送信	—（自動受付）
2	即時	受付確認メールが届く（届かない場合は迷惑メール確認）	—（自動配信）
3	1 営業日	事務局から確認メール、または追加質問	副事務局長が一次精査
4	3-5 営業日	承認 + 日程提案 / 代替日提案 / 丁寧な却下メール	スケジュール調整・承認判断
5	登壇 2-4 週前	Zoom 30 分の事前打ち合わせ	登壇者 + 事務局がアジェンダ準備

申請者がフォームで書きにくいこと（事務局が補う）

• 「IKIZAMA に賛同してくれてる雰囲気は分かるが、具体テーマが言語化できない」→ 段階 2 で追加質問
• 「希望日が漠然 ◯月◯週」しか分からない」→ 段階 3 でカレンダー候補を提示
• 「聴衆の予備知識が読めない」→ 段階 5 の事前打ち合わせで擦り合わせ

① 全体像

講演依頼は 申請者からの自発的なお申し込みを受けて、IKIZAMA が登壇者を派遣する形を取る。代表理事への直接依頼は受け付けず、必ずフォーム経由で事務局が一次窓口となる。

② 役割分担

役割	担当者	具体作業
一次受付・精査	副事務局長	申請・照査ワークフロー管理 の新着確認・内容の不備チェック・申請者属性の判定
スケジュール調整	副事務局長	Google Calendar (IKIZAMA事務局) 確認・代表理事スケジュール照合
承認・登壇者判断	事務局長	登壇可否・登壇者選定・特例謝礼の合議召集
申請者対応	事務局長 or 副事務局長	承認連絡・調整面談・契約書送付
登壇者本人	代表理事 / 各理事	事前打ち合わせ参加・当日登壇・原稿準備
事後記録	事務局長	NOTION_LECTURE_DB 登録・写真整理・振り返り
特例承認・謝礼判断	事務局	金銭授受がある場合の合議・大きなトラブル対応

③ 申請から登壇までの 7 段階

段階 1: 申請受信 (即時)

• システム自動: フォーム送信完了時に申請・照査ワークフロー管理 に登録 + 申請者へ受付確認メール + 事務局へ通知メール送信
• 事務局アクション不要

段階 2: 一次確認 (24 時間以内)

• 副事務局長が /requests で内容を確認
• 申請内容に不明点があれば申請者に追加質問メール (テンプレ「講演依頼-追加質問」を使用)
• 「明らかに却下」ケース (商業目的のセミナー集客等) は速やかに却下

段階 3: スケジュール調整 (1-3 営業日)

• Google Calendar IKIZAMA事務局カレンダーで第 1〜第 3 希望日の空き確認
• 代表理事希望 → 個別 Slack/Gmail で確認
• 他理事の場合 → 該当理事に Slack/Gmail で確認

段階 4: 承認・連絡 (3-5 営業日以内)

• 申請・照査ワークフロー管理 で「承認」ボタンクリック → 申請者へ自動承認メール
• 続いて個別メールで日程確定・打ち合わせ依頼
• 登壇者本人にも案件詳細を Slack/Gmail で共有

段階 5: 事前打ち合わせ (登壇 2-4 週間前)

• Zoom 30 分の事前打ち合わせをセット (申請者 + 登壇者 + 事務局)
• テーマ・聴衆・運営方針・登壇者用資料の確認
• 当日の連絡先・タイムテーブル共有

段階 6: 当日運営

• オフライン: 登壇者本人 + 事務局 (可能なら) で現地入り
• オンライン: 登壇者単独 / 事務局がバックアップ参加
• 写真撮影 (記録用) を必ず依頼

段階 7: 事後記録 (登壇後 1 週間以内)

• NOTION_LECTURE_DB に開催記録 (日時・会場・参加者数・テーマ・写真) を登録
• 申請者にお礼メール (テンプレ「講演-終了お礼」)
• 登壇者本人に振り返りミーティング (必要に応じて)

④ 申請受信時のチェックポイント

⑤ 承認・却下の判断基準

承認すべきケース

• 江戸城天守再建・文化財・歴史テーマで IKIZAMA の理念に合致
• 教育機関・自治体・NPO からの公益性高い依頼
• 登壇者のスケジュールが空いている
• 申請者の属性が明確で連絡が取れる

却下を検討すべきケース

• 商業目的のセミナー (講演者を集客の目玉に使う)
• 政治的バイアスの強いテーマ
• 登壇者の名声を利用した PR キャンペーン
• 謝礼前提で IKIZAMA の方針と合わない
• 過去にトラブルがあった団体

保留にすべきケース

• テーマや背景が不明瞭で追加質問が必要
• 登壇者選定で 4 名合議が必要 (大型 / 重要案件)
• 謝礼の提案があり、内部で判断中

⑥ 代表理事スケジュール確認

1. Google Calendar で IKIZAMA事務局カレンダー (ikizama.office@gmail.com) を開く
2. 第 1 希望日の終日 + 前後 1 時間の予定を確認
3. 空きあり → 代表理事に Slack/Gmail で詳細送信して打診
4. 空きなし → 第 2 希望、第 3 希望と順次確認
5. すべて NG → 申請者に「代替日提案」メール (テンプレ「講演-代替日提案」)

⑦ 登壇者選定 (他理事/他登壇者の場合)

申請者が「他の理事でも可」「IKIZAMA で相談」を選んだ場合の判断軸:

テーマ	推奨登壇者	背景
城郭・歴史・文化財	代表理事 / 副代表理事	専門領域
経営・組織論	代表理事 / 執行理事	共創委員会担当
地域創生・地方自治	執行理事	共創委員会・地域連携
渉外・対外発信	副代表理事 / 渉外委員会担当理事	渉外委員会
マーケティング・SNS	渉外リーダー	渉外実務
事務局運営・実務	事務局長 / 副事務局長	運営の現場

⑧ 事前打ち合わせの段取り

打ち合わせのアジェンダ (Zoom 30 分標準)

1. 導入: 当日の主旨・聴衆プロフィール 確認 (5 分)
2. テーマ詳細・トーン 調整 (10 分)
3. タイムテーブル・質疑応答有無 (5 分)
4. 当日の連絡先・運営担当者 共有 (5 分)
5. その他質疑 (5 分)

⑨ 当日運営

オフライン開催

• 登壇者本人は 開始 30 分前に現地着
• 可能であれば副事務局長が同行
• 持ち物: 名刺・スライド (USB バックアップ)・タブレット (発表ノート用)
• 会場との最終調整: マイク・プロジェクター・タイマー
• 写真撮影を依頼 (記録用)

オンライン開催

• 登壇者は 開始 15 分前に Zoom 入室・テスト
• 背景は IKIZAMA バーチャル背景 (用意あり)
• マイク・ヘッドホンの動作確認
• 録画許可確認 (申請者に事前同意取得)

⑩ 事後記録 (NOTION_LECTURE_DB)

登壇終了後、登壇 1 週間以内に Notion 講演実績 DB に以下を登録:

項目	内容
開催日	YYYY-MM-DD
開催形式	オフライン / オンライン / ハイブリッド
会場	会場名・住所
主催	申請者の所属団体
登壇者	代表理事 / 副代表理事 / 等
テーマ	講演タイトル
参加人数	実数 (申請者からヒアリング)
写真	2-3 枚アップロード
振り返り	1-2 行 (良かった点・改善点)
謝礼	無償 / 交通費実費 / 特例謝礼金額

登録すると ポータルトップ の「📊 事業計画 KPI ダッシュボード」に自動反映される。

⑪ トラブル・例外パターン

申請者から音信不通になった

• 初回承認連絡から 7 日経過しても返信なし → リマインドメール
• 14 日経過 → 申請・照査ワークフロー管理 で「保留」に変更
• 30 日経過 → 「キャンセル扱い」で却下

登壇日直前のキャンセル

• 申請者都合 → 申請者へ「次回ご縁を」メール (テンプレ)
• 登壇者都合 → 代替登壇者を即時検討 + 申請者に状況説明 + お詫び

金銭授受がある場合

• 必ず 事務局 で合議
• 承認時は契約書 (簡易版) を必ず締結
• 領収書・経費精算は事務局で管理

申請者の所属確認が必要

• 所属団体の Web サイト確認
• 不明な場合は「所属確認のため団体 Web サイト URL をお教えください」と質問

⑫ 送信される自動メール一覧

タイミング	宛先	件名 (例)
フォーム送信直後	申請者	【IKIZAMA】講演ご依頼を受付しました
フォーム送信直後	事務局 (Notion 振り分け対象「講演受付」タグ持ち)	【IKIZAMA】新着申請：講演受付（〇〇）
事務局承認時	申請者	【IKIZAMA】講演ご依頼を承認しました
事務局却下時	申請者	【IKIZAMA】講演ご依頼につきまして

メール本文の編集は lib/email.js の sendApplicantReceipt / sendNotification / sendApplicantDecision で変更可能。重要な変更は 4 名合議で。

関連リンク

• 講演依頼フォーム
• 申請・照査ワークフロー管理
• 参画確認 運用マニュアル
• 役員・スタッフマスター