📚 オンボーディング運用マニュアル

1. 全体像

IKIZAMA への新規参画候補者（理事・事務局スタッフ・委員）を 意思表示から名刺発行・本格活動開始まで 6 段階 で管理するシステムです。

使う場面

• 「鈴木代表理事から〇〇さんを紹介された、参画を進めたい」→ 候補者登録
• 「△△さんが参画確認フォームを提出した」→ 自動通知 + CF Access 許可付与
• 「□□さんの名刺ができた」→ 完了マーク
• 「やむなく退任することになった」→ 退任処理（CF Access 削除 + 感謝メール）

2. 役割分担

実態としては 藤原さんが主導、判断が必要な局面で 小澤さんと相談する流れです。すべてのメール通知は両者にも cc されるので、お互いの作業を可視化できます。

3. アクセス・権限

URL とログイン

https://portal.edo-castle.com/onboarding-admin

初回アクセス時：

1. Cloudflare Access のログイン画面が出ます
2. 下記のいずれかでログイン
   • Google でサインイン（推奨・ワンクリック）
   • One-Time Password（6 桁コードがメールに届く）
3. 初回のみセッション cookie が保存され、以降 24 時間ログイン状態維持

権限レベル

4. 参画フロー 6 段階

Notion ONBOARDING DB の「現ステップ」field で管理。各ステップ達成時に日付フィールドも記録されます。

5. 藤原さん日常業務（典型的な 1 週間）

毎日

• 📧 Gmail で「IKIZAMA 参画」「IKIZAMA 申請」関連メール確認（自動で藤原宛 cc される）
• /onboarding-admin を開いて新規 entry や滞留してる人を確認

週次

• 滞留警告セクション（「⚠️ 3 日以上動きなし」等）で停滞中の候補者をフォロー
• 名刺発行手続き中の人がいたら印刷会社の進捗確認

典型操作シーケンス

「鈴木代表理事から〇〇さんを紹介された」→

1. onboarding-admin で ＋ 新規招待 をクリック
2. 氏名・ふりがな・メアド・希望所属・想定役職 などを入力 → 作成
3. カード上の 📨 ウェルカム送信 をクリック
4. 送信完了 → 候補者本人にウェルカムメール、藤原・小澤・佐々生に cc 通知
5. 候補者が手引き読了 + sankaku 提出 → 自動で「参画確認済」に
6. カードに 🔐 CF Access 許可 ボタンが出現 → クリックで小澤さんと相談しつつ判断 → 許可

6. 小澤さん日常業務

主に判断する場面

• 🔐 CF Access 許可: 候補者が参画確認を完了したら、最終的にポータルアクセス権を付与してよいか判断
  • 事業計画書 / 委員会方針との整合性
  • 該当ポジションが既に満員でないか
  • 代表理事への事前相談が必要か
• 📤 退任処理: スタッフが離任時、退任理由の妥当性、引継ぎ完了確認、代表理事への報告判断
• 🌟 完了マーク: 名刺発行完了 → 正式メンバー認定

確認の仕方

カードをクリックして ✏️ 編集 を開くと、候補者の参画動機・Will/Can・希望担当・週稼働可能時間 などの詳細が見られます。これを参考に判断してください。

7. 新規候補者の登録

手順

1. /onboarding-admin の右上 ＋ 新規招待 をクリック
2. 必須項目を入力

入力項目

8. ウェルカムメール送信

手順

1. 対象候補者のカード上で 📨 ウェルカム送信 をクリック
2. ウェルカムモーダルが開く
3. 🎭 想定役職（datalist 16 種）と 個別メッセージ を入力
4. 右下にメール本文がプレビュー表示される
5. 「📨 送信」をクリック

送信されるメール

送信後の Notion 側の動き

• 備考フィールドに [2026-06-05T14:30] WELCOME_SENT by y.fujiwara2025 形式のマーカーが追記
• もし役職を welcome 時に入力していたら、希望担当フィールドに 想定役職: 共創ディレクター が保存
• 候補者本人が /my-onboarding?id=...&email=... でマイ参画ページにアクセス可能になる

9. CF Access 許可付与（最重要）

前提条件

• 候補者が参画確認フォームを送信済（現ステップ = 参画確認済）
• カード上に紫色の 🔐 CF Access 許可 ボタンが表示

手順

1. 該当カードの 🔐 CF Access 許可 をクリック
2. 確認ダイアログ「○○さんに IKIZAMA ポータルのログイン許可を付与します」→ OK
3. 3〜5 秒待つ（CF API 呼び出し中）
4. 完了アラートが出る

システム的に起こること

1. Cloudflare API で portal.edo-castle.com の Access App ポリシー include 配列にメアドを追加
2. Notion 現ステップを スタッフ登録済 に進める
3. Notion スタッフ登録日を today にセット
4. Notion 備考に [YYYY-MM-DDTHH:MM] STAFF_REGISTERED by ... マーカー追記
5. 本人 + 事務局 (藤原・小澤・佐々生) にウェルカムメール送信
   • 件名: 🎉【IKIZAMA】ポータルへようこそ！アクセス準備が整いました

注意点

• 許可後は本人がすぐにポータルログイン可能になります（ユーザー側に通知メールが届くので OTP/Google でログイン）
• 取り消すには 退任処理（後述）が必要
• 失敗時はエラーメッセージ表示。CF API トークン期限切れ等の可能性 → 佐々生に連絡

「ようこそメール再送」

スタッフ登録済 以降のカードには 紫の ✉️ ようこそメール再送 ボタンも表示されます。これは CF Access は変更せず、新しい文面のウェルカムメールだけ再送する用途。

10. 名刺発行

本人側の動き

1. スタッフ登録済の候補者が /my-onboarding にアクセス
2. 「🪪 名刺発行フォームを開く」ボタンをクリック
3. /meishi に prefill 状態で遷移（氏名・メアド・所属・役職が自動入力）
4. 本人が住所・電話・ふりがな・ローマ字などを記入
5. 「📥 名刺発行を依頼する」を送信

事務局側の動き

1. 名刺注文が「申請受信 DB（/requests）」に届く（藤原宛 + 振り分けタグで自動振分）
2. メール通知が来る（件名「【IKIZAMA】新着申請：名刺注文（○○）」）
3. 承認 → 印刷会社に発注（手動・社外オペレーション）
4. 納品 → 本人に発送
5. onboarding-admin で対象カードの 🌟 完了マーク をクリック

完了マークの動作

• Notion 現ステップを 完了 に変更
• 名刺発行日 / 完了日 を today に
• 本人にお祝いメール「🌟 IKIZAMA への参画フローが完了しました」送信
  • cc: 藤原・小澤・佐々生

11. 完了マーク

カードが 名刺発行済 ステップになった人にだけ 🌟 完了マーク ボタンが表示されます。

クリック時の確認ダイアログ

○○さんの参画フローを「完了」とマークします。

● 動作
  1. Notion 現ステップを「完了」に更新
  2. 完了日を今日 (JST) に記録
  3. 本人にお祝いメール送信
  4. ステータスを「完了」に変更

実行してよろしいですか？

確認後、システムが自動処理。完了アラート表示。

12. 編集・修正

カード上の ✏️ 編集 をクリックすると、全フィールド編集モーダルが開きます。

編集できる項目

• 氏名 / ふりがな / メアド
• 現ステップ（任意に変更可能・通常はボタン経由）
• 紹介者 / 希望所属 / 想定役職 / 参画動機 / 担当事務局 / 備考

使うシーン

• 氏名のスペル間違い修正
• 担当事務局を藤原 → 小澤 に変更
• 備考に重要メモを残す
• 稀: ステップを手動で 1 つ戻す（誤って先に進めた場合）

13. 退任処理

使うシーン

• スタッフが自己都合で離任
• 理事会判断で不適格と判断（社員規程 第 8 条）
• ライフステージ変化等で活動継続困難

表示条件

カード上に 📤 退任処理 ボタンが表示されるのは スタッフ登録済 / 名刺発行済 / 完了 のカードのみ。意思表示〜参画確認済の段階では表示されません（CF Access 許可前なので「退任」概念が成立しないため）。

手順

1. 該当カードの 📤 退任処理 をクリック
2. 退任モーダルが開く
3. 退任理由（任意・本人メールに記載される）を入力
4. 個別メッセージ（任意・メール末尾に追記）を入力
5. 「📤 退任処理を実行」をクリック

システム的に起こること

1. Cloudflare API で Access ポリシー include 配列からメアドを除外（即時ログイン不可に）
2. Notion ステータスを「退任」に変更
3. Notion 完了日に退任日を記録
4. Notion 備考に [YYYY-MM-DDTHH:MM] RETIRED by ... マーカー追記
5. 本人 + 事務局 (藤原・小澤・佐々生) + 鈴木代表理事 に感謝メール送信
   • 件名: 【IKIZAMA】ご退任のご連絡

14. 候補者削除（archive）

使うシーン

• dry test で作った仮 entry を整理
• 参画意思を完全に撤回した申請者（手続き開始前）
• 誤って重複登録した entry の片方

手順

1. 該当カードの 🗑️ 削除 をクリック
2. 確認ダイアログで OK
3. Notion 上は archived フラグが立つだけで、データは消えません（復元は管理者が Notion 直接で可能）

15. 送信されるメール一覧

すべての通知メールに 藤原さん・小澤さん が cc されているので、Gmail でラベル設定しておくと便利です（例: ラベル「IKIZAMA Onboarding」）。

16. トラブルシューティング

Q1. 候補者が「マイ参画ページにアクセスできない」と言う

原因の可能性:

• welcome メール内の URL が完全でない（メアド部分が encoded されてない場合）
• URL の id パラメータが間違っている

対処: 藤原さんが onboarding-admin で対象カードをクリック → /my-onboarding の正しい URL をコピーしてメール送信

Q2. CF Access 許可後も本人がログインできない

• ブラウザキャッシュ問題: ハードリロード (Cmd+Shift+R) してもらう
• メアドの大文字小文字違い: Gmail は大文字無視だが CF Access は厳密。許可リストとログインメアドが一致しているか確認
• OTP メールが届かない: 迷惑メールフォルダ確認、または Google でサインインを試してもらう

Q3. 滞留警告が出ている候補者の対処

onboarding-admin の上部にダッシュボードがあり、各ステップでの滞留閾値（手引き読了 5 日、参画確認済 7 日 等）超過者がリスト化されます。

• 本人にリマインドメールを直接送る（事務局メアドから）
• 14 日以上滞留 → 取り下げを検討

Q4. メールが届かない

• Brevo API の制限・障害可能性 → 佐々生に連絡
• noreply@edo-castle.com からの送信が SPF/DKIM で blocked された可能性 → 受信側の管理者に連絡

Q5. CF Access 許可ボタンが出てこない

• 現ステップが 参画確認済 でない可能性 → 編集で手動変更
• 意思表示 / 手引き読了 / 既にスタッフ登録済 の場合は表示されません

17. 関連ページ

18. 付録: 技術仕様

Notion ONBOARDING DB の主要カラム

• 氏名 (title)
• ふりがな (rich_text)
• メアド (email)
• 現ステップ (select: 意思表示/手引き読了/参画確認済/スタッフ登録済/名刺発行済/完了)
• ステータス (select: 進行中/完了/離脱/保留/退任)
• 意思表示日 / 手引き読了日 / 参画確認完了日 / スタッフ登録日 / 名刺発行日 / 完了日 (date)
• 紹介者 / 希望担当 / 参画動機 / 担当事務局 (rich_text)
• 備考 (rich_text — タイムスタンプ付きマーカーで操作履歴を記録)

連動する Notion STAFF DB

CF Access 許可付与時に、対応する STAFF DB record が新規作成 or 更新されます（メアドで紐付け）。

API エンドポイント（藤原・小澤さんは直接叩く必要なし）

外部システム

• Cloudflare Access: ポータル全体の認証ゲート。許可リスト管理を /onboarding/grant-access から API 経由で操作
• Brevo (旧 SendinBlue): メール送信プラットフォーム。送信元 noreply@edo-castle.com
• Notion: ONBOARDING DB / STAFF DB の永続化

セキュリティ

• すべてのページ・API は Cloudflare Access の認証下で動作
• API 内部で再度 CF Access の email を verify し、権限不足なら 403
• L1 限定機能（佐々生用 admin ツール）以外は L2/L3 でも利用可

困った時の連絡先

• システム障害・新機能依頼: 佐々生 (ikizama.office@gmail.com)
• 運用判断・組織方針: 鈴木代表理事 (mitsunari16000915@gmail.com)
• 規程解釈: 規程集 (/regulations) 参照 + 必要に応じ理事会