協賛申請の運用マニュアル
本マニュアルは 協賛申請フォーム から届いた依頼を、金額別の承認フローに従って処理し、契約・入金確認・お礼・継続関係構築までを定義したものです。
大前提
協賛は単なる金銭授受ではなく、IKIZAMA との長期的な関係構築の入り口。承認は形式的に判定するのではなく、申請者の動機・継続意向・組織との相性を見て、関係性の質を高める判断軸で進める。
協賛は単なる金銭授受ではなく、IKIZAMA との長期的な関係構築の入り口。承認は形式的に判定するのではなく、申請者の動機・継続意向・組織との相性を見て、関係性の質を高める判断軸で進める。
📑 目次
⓪ 申請者から見たプロセス（最重要）
協賛申請者は「自分のお金や物品が IKIZAMA にどう貢献するか」を真剣に検討しています。申請者目線でプロセスを理解し、金額別の処理日数を予測可能に伝えることが信頼構築の要。本マニュアル他セクションは内部運用、こちらは申請者体験の共有が目的です。
| STEP | 所要時間 | 申請者の体験 | 事務局のアクション |
|---|---|---|---|
| 1 | 5 分 | 公開フォームで 5 セクション入力 → 送信 | —（自動受付） |
| 2 | 即時 | 受付確認メール + 承認フロー（金額別の処理日数）が明示される | —（自動配信） |
| 3 | 1-2 営業日 | 事務局から確認メール、または追加質問 | 副事務局長が一次精査・金額判定 |
| 4 | 金額別 | 〜¥3 万: 最短即日 / 〜¥10 万: 5 営業日 / ¥10 万+: 最大 1 ヶ月 | 承認権限者へ起案 |
| 5 | 承認後 1-3 営業日 | 契約書・振込先案内・協賛特典説明が届く | 副事務局長が手配 |
| 6 | 入金確認後 | 領収書 + お礼メール + 特典実施開始 | 領収書発行・KPI 反映・特典実施 |
申請者の不安を解消する: 金額が大きいほど「いつ返事が来るのか」が見えないと不安。承認権限者への起案後、申請者には 「現在 ◯◯（権限者）に確認中、◯日までに返事します」 と中間メールを送る。沈黙は最も誠意を欠いた対応。
申請者が事前に知りたいこと（フォームでは聞きにくい）
- 「自社のロゴはどこに掲載されるのか」→ 段階 5 の特典説明時に媒体例を明示
- 「単発と継続でメリット差は」→ 段階 3 の確認メールで継続協賛者の特典マトリクスを共有
- 「金額の相場感」→ フォーム上には書かないが、追加質問あれば過去事例範囲で口頭回答
① 全体像
協賛申請は申請者から自発的に届く依頼を、金額別の承認フローに従って処理する。承認後は契約・入金確認・特典提供・継続関係構築までフォローする。
② 承認フロー (金額別)
| 金額 | 承認権限 | 標準処理日数 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 〜¥30,000 | 事務局長 | 最短即日 | 事務局判断で承認可能 |
| ¥30,001 〜 ¥100,000 | 代表理事 | 5 営業日以内 | 事務局長から代表理事へ起案 |
| ¥100,001 〜 | 理事会決議 | 最大 1 ヶ月 (次回理事会日程による) | 事務局が起案資料を準備 |
| 物品・会場 (金銭以外) | 市場価値で換算して判断 | 3-5 営業日 | 同等の金銭換算額で判定 |
③ 役割分担
| 役割 | 担当者 | 作業 |
|---|---|---|
| 一次受付・精査 | 副事務局長 | 申請・照査ワークフロー管理 確認・不備チェック・金額判定 |
| 事務局長承認 (〜¥30,000) | 事務局長 | 申請・照査ワークフロー管理 で「承認」クリック |
| 代表理事への起案 (〜¥10万) | 事務局長 | 背景情報をまとめて代表理事に Slack/Gmail で起案 |
| 理事会起案資料準備 (¥10万+) | 事務員 + 事務局長 | 理事会アジェンダに追加・資料準備 |
| 契約・入金管理 | 副事務局長 | 契約書送付・入金確認・領収書発行 |
| 協賛特典の手配 | 副事務局長 | ロゴ掲載・登壇機会・名刺等の特典実施 |
| 継続協賛者フォロー | 事務局長 + 担当理事 | 年次更新打診・関係深耕 |
④ 申請受信時のチェックポイント
✅ 副事務局長 一次確認
- 申請者情報の不備 (所属・連絡先) がないか
- 申請者属性が IKIZAMA の活動方針と合致するか
- 協賛の種類と金額が整合しているか (金銭協賛なら金額入力必須)
- 動機が具体的か (「IKIZAMA に賛同」だけは要追加質問)
- 継続意向の確認 (単発か継続か)
- 商業 PR 目的の "協賛" になっていないか (要注意)
⑤ 承認・却下・保留の判断基準
承認すべきケース
- 動機が IKIZAMA のミッション (江戸城天守再建) と合致
- 申請者属性が明確で連絡が取れる
- 金額と協賛特典のバランスが取れている
- 継続性への意向がある (一回限りでも好印象)
却下を検討すべきケース
- 商業 PR 目的が主 (協賛を看板にして自社宣伝)
- 政治的バイアスの強い組織
- 過去にトラブルがあった団体・人物
- 動機が不明瞭・テンプレ的
保留にすべきケース
- 追加情報が必要 (動機・特典希望が抽象的)
- 大口で 4 名合議が必要
- 申請者の所属確認が必要
⑥ 契約・入金確認
- 承認決定後、副事務局長が 協賛契約書 (簡易版) を申請者へ送付
- 申請者からの返送 (PDF 署名 or 紙) を受領
- 入金期日を設定 (通常 1 ヶ月以内)
- 入金確認後、領収書発行 + サンキューメール送信
- 申請・照査ワークフロー管理 のステータスを「完了」に更新
- 関係人口 DB に協賛者として登録 (関係種別「法人協賛者」or「協賛者」)
⑦ 協賛特典の提供
| 特典 | 提供条件 | 担当 |
|---|---|---|
| Web サイトロゴ掲載 | ¥30,000+ | 副事務局長 |
| シンポジウム会場ロゴ表示 | ¥50,000+ | 副事務局長 |
| 登壇機会 (10 分程度) | ¥100,000+ | 事務局長 |
| 名刺交換優先 | ¥30,000+ | 副事務局長 |
| 特別ノベルティ (初期支援者用) | 立上期 (2024 年-2025/3) の協賛者 | 事務員 |
| 築城時の限定エリア寄付権利 | 大口 ¥100,000+ の理事会承認案件 | 事務局 |
⑧ 継続協賛者の関係構築
- 協賛から 3 ヶ月後・6 ヶ月後・1 年後に 近況報告メール (IKIZAMA の動き・写真付き)
- 年次更新の打診 (前回協賛日の 2 ヶ月前)
- 関係人口 DB で「正担当」を設定して継続フォロー
- 「井戸を掘ってくれた人」フラグを Phase 2 で立てて長期記録
⑨ 大口協賛 (¥100,001+) の理事会決議
- 事務局が 起案資料 を準備
- 次回理事会 (毎月第 4 火曜・JIDAI) のアジェンダに追加
- 理事会で審議 (代表理事・副代表理事・執行理事各位)
- 決議内容を議事録に記録
- 承認時は契約書 + 特別な扱い (限定エリア寄付権利・ノベルティ等)
次回理事会日程: ポータルトップ KPI ダッシュボード参照
⑩ 却下時の丁寧な対応
協賛却下は申請者との関係性を断ち切る危険性が高い。「現時点では難しい」「次の機会に」というニュアンスで、関係を残す丁寧さを意識する。
- 却下理由を直接的に伝えない (「貴社の活動方針との合致を見極める時間が必要」等)
- 代替手段の提案 (シンポジウム参加・関係人口登録)
- 関係人口 DB に「協賛候補」として残す
- 6 ヶ月後に状況再確認のフォローメール
⑪ 送信される自動メール一覧
| タイミング | 宛先 | 件名 (例) |
|---|---|---|
| フォーム送信直後 | 申請者 | 【IKIZAMA】協賛のお申し込みを受付しました |
| フォーム送信直後 | 事務局 (協賛申請タグ持ち) | 【IKIZAMA】新着申請：協賛申請（〇〇） |
| 事務局承認時 | 申請者 | 【IKIZAMA】協賛のお申し込みを承認しました |
| 却下時 | 申請者 | 【IKIZAMA】協賛のお申し込みにつきまして |