共創・渉外面談結果報告の運用マニュアル
本マニュアルは 共創・渉外面談結果報告システム を使って、IKIZAMA スタッフが外部イベント・面談・名刺交換などの共創・渉外面談活動を記録し、その情報を 人物統合 DB に昇華させるための運用ルールを定義したものです。
大前提
共創・渉外面談活動の記録は 「組織の記憶装置」。担当者個人の頭の中だけにある情報を、組織全体で共有できる形に残すことで、3 年後に「あの人と私たちはどう関わってきたか」が見える。記録しないことは関係性を失うことと同義。
共創・渉外面談活動の記録は 「組織の記憶装置」。担当者個人の頭の中だけにある情報を、組織全体で共有できる形に残すことで、3 年後に「あの人と私たちはどう関わってきたか」が見える。記録しないことは関係性を失うことと同義。
📑 目次
⓪ 報告者から見たプロセス（最重要）
本マニュアルの「報告者」= 共創・渉外面談活動をした あなた自身（9 名スタッフのいずれか）。何を・いつ・どこに・どう書けばいいかを 5 ステップで把握します。記録が 24 時間以内 なら鮮度が保てます。
| STEP | タイミング | あなたの行動 |
|---|---|---|
| 1 | イベント中・直後 | 会話・名刺・印象を iPhone Notes 等にメモ走り書き（5-30 秒） |
| 2 | 24 時間以内 | 共創・渉外面談結果報告システム を開く（モバイル可） |
| 3 | 5-10 分 | 事実層・印象層・next-action 層を入力 → 送信 |
| 4 | 翌週金曜 | 副代表理事の週次レビューで自分の記録を見直し（漏れがあればフォロー連絡が来る） |
| 5 | 月次 | 分析画面 で自分の月次 KPI（渉外 MTG 件数等）を確認 |
記録の鮮度が命: 当日中が理想、24 時間で限界、48 時間で印象層は半分忘れる。タクシーや帰宅電車の中で iPhone から入力するのが現実解。「あとでまとめて」は記録の質を確実に下げる。
議事録 Transcript アップロードの活用
- PLAUD / Notta で録音した議事録テキストは 分析画面 の「📄 Transcript」タブからアップロード可能
- テキストファイル（.txt）または直接ペースト
- 3 ヶ月後にキーワード検索で再発掘できる（「あの人、いつ何の話をしてたっけ？」を解決）
- 音声ファイルそのものはアップロードしない（テキスト化したものだけ）
記録漏れ時のリカバリ
- 1 週間以上経過した記録も入力 OK（ただし印象層は忘れた範囲のみ書く・捏造しない）
- 副代表理事の週次レビューで指摘されたら 48 時間以内に追記
- 四半期レビュー前に未記録分があれば一括入力
① 全体像と前提
共創・渉外面談活動の記録は 「事実 + 印象 + next-action」 の 3 層構造で残す:
- 事実層: いつ・どこで・誰と・何のために会ったか
- 印象層: 相手の人物像・関係性の温度感・興味関心
- next-action 層: 次に IKIZAMA からアクションすべきこと
記録は 共創・渉外面談活動 24 時間以内に行う。記憶の鮮度が落ちる前に書き留めることが、記録の質を決める。
② 記録対象の活動
| 活動種別 | 記録優先度 | 典型例 |
|---|---|---|
| 1on1 面談 | 必須 | 会員・関係人口との 30 分以上の面談 |
| イベント名刺交換 | 必須 (5 名以上の場合) | シンポジウム・登壇イベント・交流会 |
| メディア取材 | 必須 | 新聞・雑誌・Web メディアからのインタビュー |
| 協賛交渉 | 必須 | 協賛打診・条件協議 |
| 連携協議 | 必須 | 他団体・行政との連携検討 |
| 飲み会・会食 | 推奨 | 関係構築目的の食事 |
| SNS DM やり取り | 重要案件のみ | 会員候補・登壇者候補等の重要 DM |
③ 記録のタイミング
- 現場で写真撮影 (名刺・会場・参加者)
- 移動中にメモ (電車内・帰宅後すぐに記憶を引き出す)
- 24 時間以内に正式記録 (/outreach に入力)
- 1 週間以内に人物統合 DB 反映 (詳細は § 6)
1 週間以上経過した記録は質が大幅に落ちる。24 時間以内記録ルールを厳守。
④ 記録すべき項目
必須項目
- 日付: YYYY-MM-DD 形式
- 場所・形式: 会場名 or オンライン or 訪問先
- 参加者: 自分側 + 相手側のフルネーム・所属
- 活動種別: § 2 のカテゴリ
- 目的: 1 行で「なぜこの活動をしたか」
- 結果概要: 3-5 行で「何が決まったか・話したか」
推奨項目
- 相手の印象・人物像: 2-3 行
- 業界軸タグ: 政 / 財界 / 歴史 / メディア など (人物統合 DB と同期)
- next-action: いつ・誰が・何をするか
- 次回フォロー予定: 具体的な日付
- 写真: 名刺・会場・参加者集合写真など
任意項目
- 音声録音・議事録 (重要案件のみ)
- 関連 URL (相手の SNS・記事・登壇動画など)
- 機密度フラグ (公開 OK / 内部のみ / 機密)
⑤ 記録の質を上げるコツ
✅ 良い記録のチェックリスト
- 3 年後の自分が読み返して「誰と何を話したか」再現できる
- 他のスタッフが読んで「自分の判断材料になる」と感じる
- 「印象」と「事実」を分けて書いている
- next-action が具体的 (「フォローする」ではなく「来月◯日までに DM 送信」)
- 機密情報は機密フラグを立てている
記録の質 = ナーチャリングの質
評価の手引き v1.1 で書いた通り、評価は「組織の記憶装置」。共創・渉外面談結果報告は その記憶装置の入り口。雑な記録は組織の判断を歪める。
評価の手引き v1.1 で書いた通り、評価は「組織の記憶装置」。共創・渉外面談結果報告は その記憶装置の入り口。雑な記録は組織の判断を歪める。
⑥ 人物統合 DB との連動
共創・渉外面談結果報告に登場した人物について、人物統合 DB へ次の情報を反映する:
| 項目 | 反映先 | タイミング |
|---|---|---|
| 新規接触者の登録 | 関係人口 DB に追加 | 1 週間以内 |
| 最終接触日の更新 | 人物統合 DB 「最終接触日」 | 1 週間以内 |
| 業界軸タグの更新 | 人物統合 DB 業界軸タグ | 1 週間以内 |
| スタッフ評価の更新 | 自分の評価列 (S/A/B/C) | 必要に応じて |
| 将来性スコア | 正担当の場合のみ | 必要に応じて |
| 会話メモ・経歴メモ | 人物統合 DB モーダル「💬 会話メモ」 | 1 週間以内 |
⑦ KPI への反映
共創・渉外面談結果報告は IKIZAMA の KPI ダッシュボードに自動反映される:
| 活動種別 | KPI 名 | 年間目標 | 担当委員長 |
|---|---|---|---|
| 渉外 MTG | outreach_mtg | 20-25 件 | 副代表理事 |
| メディア露出 | media | (別途設定) | 副代表理事 |
| SNS 投稿 | sns_post | (別途設定) | 渉外リーダー |
| 群産商談 | groupsan_deal | (別途設定) | 副代表理事 |
| 群産現実化 | groupsan_realized | (別途設定) | 副代表理事 |
記録した活動に 「渉外 MTG」「メディア露出」「SNS 投稿」「群産商談」「群産現実化」 のいずれかのタグを必ず付ける。タグなしの記録は KPI に反映されない。
⑧ 役割分担
| 役割 | 担当者 | 具体作業 |
|---|---|---|
| 共創・渉外面談活動の実行 | 9 名スタッフ全員 | 自分が参加した共創・渉外面談活動を記録 |
| 記録の質チェック | 副代表理事 (渉外委員長) | 週次で新着記録を確認・必要に応じて追加質問 |
| 記録漏れフォロー | 渉外リーダー | イベント参加者リストと記録の照合 |
| 人物統合 DB 反映 | 記録者本人 | 1 週間以内に人物統合 DB に反映 |
| KPI 集計 | 事務員 | 月次で KPI ダッシュボード確認 |
| 記録の長期保管 | 事務局 | D1 (ikizama-outreach-log) で永続保存 |
⑨ 記録漏れ防止の仕組み
- イベント前リマインド: イベント前日に「終わったら 24 時間以内に /outreach に記録」を Slack で通知
- 週次レビュー: 副代表理事が毎週金曜に「今週の共創・渉外面談記録」を確認・漏れがあれば該当者にフォロー
- 月次レビュー: 月末に KPI ダッシュボードで「目標 vs 実績」を確認・乖離があれば原因分析
- 四半期レビュー: 9 名スタッフ全員で「記録の質」を相互レビュー
⑩ 機密性・プライバシー配慮
共創・渉外面談結果報告には個人情報・機密情報が含まれる場合がある。記録時に必ず機密度を判断する。
機密度フラグの使い方
- 公開 OK: 一般公開しても問題ない情報 (例: イベント参加事実のみ)
- 内部のみ: IKIZAMA スタッフ内で共有 OK・外部公開不可 (例: 印象・人物評)
- 機密: 事務局のみアクセス可能 (例: 訴訟リスクのある情報・人物のトラブル経歴)
絶対に書いてはいけないこと
- 未確認の噂・第三者からの伝聞のみで判断した内容
- 個人の人格を否定する表現
- 政治的・宗教的偏見
- 金銭的トラブルの根拠なき推測